Skype？メール？電話？東京〜地方間での仕事のやり取り事情

今日はたまたま東京の方とのやり取りが重なる日でした。

東京の方とメールで仕事のやり取りをし、電話もかかってきて、別の方とはSkypeで打ち合わせをして、偶然、地方のフリーランスどんな感じですか？というやり取りをFacebookのメッセージでやり取りしました。

今日だけでも様々なツールを使ってコミュニケーションしていますが、やはりFace to Faceでやり取りが出来ないところが地方で働くには気になるところ。そこで、ツール毎の使い方やメリット・デメリットをまとめてみました。

メール

遠隔のやり取りでは一番オーソドックスなツールです。誰でもどこの会社でも持っているのがメールアドレスですから、一先ずメールのやり取りからスタートするのが多いのでは無いでしょうか。

問題は受ける側が仕事とプライベートのものなどがごちゃごちゃにならないようにすることと、外出先でもスマホ等で確認出来るようにしておくこと。そして、迷惑メールに届いたメールもビジネスメールがあるかもしれないのでしっかりチェックすることです。

こちら側も相手も様々な色々な案件の様々なメールをやり取りしているので、やはり早く見てレスをして欲しいなどのスピード感には欠けてしまいます。

メッセンジャーアプリ

最近使うことが増えてきていて便利なのがメッセンジャーアプリです。

SNS系のものでも個人対個人のやり取りなら非常に便利です。LINEは手軽に要点だけをサクッと送れますし、Facebookのメッセージならファイルも送ってスマホで確認も出来ます。

ビジネスに特化したものだと、チャットワークというサービスを使ってみたらと言われて始めてみましたが、Facebookのメッセージ感覚で使えて非常に便利です。案件ごとにスレッドを立てることが出来ますし、タスクの管理も出来ます。

メッセンジャーアプリは機能的な便利さもありますが、何より助かるのがメールのようなかしこまったやり取りの定型文を書かなくても良い空気感です。ちょっとしたことでもメールなら○○様　お世話になっております云々から始まるところが、OKです！の一言のレスでも良いのはかなりの時間短縮につながります。

デメリットは、相手がアカウントを持っていなければ作ってもらう必要がある。企業相手だと使えないことも多いということです。

Skype、ハングアウト

Skypeはまさに、これがあるから遠隔でも働ける！（もしくは働けそう）と思えるツールです。無料の音声通話にビデオ通話、相手とのPCの画面共有も出来ますし、有料会員では複数でビデオ会議も出来ます。そして、似たようなことができるGoogleハングアウトでは10人までなら無料でビデオ会議が出来ますから、これらを使いこなせばかなり距離のストレスなくコミュニケーションすることが出来ます。

これらを使った様子はこちらで詳しくレポートしているので、参考になるはずです。

電話

Skypeもハングアウトも出来ない相手から、何じゃこりゃ？？というメールが来た時に使うツールです。メールでのやり取りということは、メッセンジャーでやり取り出来るような気軽な相手ではない場合が多いので、メールで色々と質問するのも悪い気がするし、電話をかけるなんて…。と思ってしまいますが、円滑に早く仕事を進めたい気持は自分も相手も変わりませんから、メールで送るのもわかりずらい、確認しないと作業が進まない場合はさっさと電話をかけましょう。

顔を合わせたことのない相手でも、一度声を聞いてみると距離感が縮まった気がしてやり取りをしやすくなることもあります（その逆のパターンもないとは言えませんが）。

ツールを使ってもわからないこと

この他にも遠隔の相手と便利に仕事をするためのツールやサービスは、日々生まれて身近に手軽になっているので、やり取りの内容や相手の環境によって使い分け、組み合わせるのが最善の方法になります。

しかし、やはりいくらツールを使ってもわからないのが空気感だと、何度か遠隔のやり取りをして感じています。

修正の赤字だけを見たのではそれを書いた人の心境まではわかりませんし、Skypeでやり取りをしてもSkypeというフィルターを通した表情しか読み取れません。実際にリアルに現物を見せて、これは良い感触だ！とか、逆にマジでヤバいなみたいな空気感は遠隔ではわからないところです。

ですから、全く面識の無い人との遠隔でのやり取りは本当に難しいですが、気心の知れる中であればあるほど遠隔でのやり取りもスムーズにいくはずです。遠隔でやり取りをするワークスタイルを始める前に、そういうやり取りが出来るビジネスパートナーとしっかりつながっておきましょう！最後は自分の反省も込めてw