遠隔業務をスムーズに進めるレス待ち時間の使い方
現在進行形で遠隔業務中です。といっても、まだ地元に戻ってから地元の仕事を受けたことがないので、常に遠隔業務なのですが、今回は結構面倒なシステムです。作らないといけないバリエーションがかなり多い案件なので、1つの案件を遠隔かつ、同時に多くのデザイナーの方と行っています。
遠隔業務については「Skype？メール？電話？東京〜地方間での仕事のやり取り事情」という記事で、ストレス無く行える環境が整いつつも、対面に比べると大変なこともあるという記事を書きました。担当者と自分と1対1で行っても、何かと遠隔だからわからないことも起りますが、それが複数のとなると更に問題になるのが、待ち時間です。
こちら側（クリエイター側）よりも、仕事を振って指示をする担当者側の方が、かなり大変そうです。担当者からすれば、指示をしなければいけない相手が増えるわけですが、こちらとしてはレス待ちの時間がどうしても長くなってしまいます。そして、この時間を有効に使わないとまずいな、と今日改めて感じました。
送信したらとにかく頭を切り替える
相手のレス待ちの時間を有効に使うポイントの全ては、これに集約されると思います。というより、そうするしかないのですが、どうしても待っている間も送った案件のことが気になってしまいます。特に急ぎの案件で、それに対しての質問メールを送った時などは気になって仕方がありません。PCの前で「急いでるんだよね！？早く！早く！」とイライラすることもありますが、いくら待っとうが、何度もメールの問い合わせをしようが、返ってこない時には返ってきません。
気持ち的には区切りの良い所まで進めてから、別の案件なり、他の作業なりに移っていきたいところですが、もの凄く中途半端なところで「なぜ、このタイミングでレスがこなくなるんだ！？さっきまでスムーズにやり取りしてたじゃん！」ということは良くあるのことなので、こればかりは本当にこちら側はが頭を切り替えるしかないんです。
即レスにこだわらないようにする
即レス、即作業できる時には、そうすれば勿論良いのですが、常にそうしようと思っていると、デスクの前から離れることができなくなります。相手も常に即レスするわけではありませんし、そもそもそうでないから待ち時間があります。担当者が会社員の場合は、急ぎの案件の進行中であっても、打ち合わせが入ったり会議が入ったりすると、結構な時間レスが無いことがよくあります。だからといってそのせいで大事になったことは1度もないので、こちらも即レスをする必要はありません。
スマホのせいで「どこにいても連絡はできるでしょ？」というプレッシャーがあるのも事実なので、1時間以上レスやできない場合は、その旨を相手に伝えた方が良いと思いますが、それくらいやっておけば十分でしょう。
待ち時間を他の作業をしない理由にしてはいけない
待っている間は、その案件の作業は進められませんが、案件のことは気にしているので、何となく仕事をしている風な気分になっています。それに他の作業が手に付きづらい気持ちであるのも事実なので、この時間は遊んでいるわけでも休んでいるわけでもない。とネットサーフィンなどをしていて平気で30分ほど時間が経っていることもよくあります。そんなやり取りが1日4回ほどあったとしたら、それだけで2時間のロスタイムになってしまいます。
気分的にはその時間も働いたような気がしてしまいますが、何かの作業が進んでいるわけでは全くないので、待っていることを理由に他の作業をストップしてはいけません。
短い時間でできることを用意しておく
待ち時間を有効に使わないといけないことは確かですが、だからといってあまりに細切れの時間で、じっくり腰を据えて行うような作業をするのも効率が良くありません。ですから、そういう時間を上手く使うための短い時間でできるタスクを用意しておくことも、待ち時間を有効に使う方法の1つでしょう。
自分の場合でいうと、このブログを書くこと（途中でも下書き保存すれば良いし）、読書、NHKラジオの英語の勉強も1番組が15分なのでこういう時間に行えば丁度良いはずです。他にも筋トレやストレスをして、気分転換をするならしっかりするのも良いでしょう。
1番悪いのは、何をするでもなく気が付いたら30分経っていた…。というような場合なので、このようなことは極力避けたいものです。
まとめ
今回、このような記事を書いたのも、まさに自分が待ち時間を上手く使えなかったなぁ…、と感じたからです。明日は金曜でまだ遠隔業務も続くので、自分で書いたことを実行していこうと思います。
ノマドスタイルで、外での空き時間を有効に使っている友人のことを書いた記事「プライベートな時間を増やすためのノマド論」も、外出先で作業をすることが多い方には参考になるかもしれません。
時間管理、フリーランスの課題の1つですから、有言実行で頑張ります！
